Đưa danh thiếp thế nào cho đúng cách?

Trong thế giới doanh nghiệp, danh thiếp đóng vai trò như lý lịch trích ngang của một người. Bạn trao danh thiếp cho ai đó nghĩa là bạn muốn cho họ biết bạn là ai, bạn đang làm việc ở đâu và làm cách nào họ có thể liên lạc với bạn. Tuy nhiên, ít người hiểu rõ vai trò của danh thiếp, họ không nắm bắt đúng thời điểm để trao danh thiếp… để có thể phát huy tối đa hiệu quả của nghi thức khá quan trọng này.

Khi chúng ta bắt đầu công việc làm ăn kinh doanh, việc thiết kế và in danh thiếp là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm. Một danh thiếp thiết kế tinh xảo sẽ tạo ấn tượng tốt đẹp về bạn với người giao tiếp/đối tác của bạn.

Nhưng việc đưa danh thiếp đúng lúc và đúng khung cảnh là một nghệ thuật mà không phải ai cũng nắm rõ. Bạn phải xác định đúng người và đúng tình huống để trao danh thiếp:

• Đối tác của bạn là người có vai vế và tuổi tác tương đối cao
Bạn chỉ nên đưa danh thiếp khi đối tác có ý muốn bạn trao danh thiếp cho họ. Tuyệt đối không nên chủ động đưa danh thiếp khi đối tác chưa có ý muốn đó.

• Người giao tiếp của bạn là người xa lạ 
Bạn không nên lôi danh thiếp ra ngay khi mới bắt đầu vào câu chuyện. Hành động theo thói quen này sẽ làm phiền người giao tiếp với bạn. Họ cảm thấy như bạn đang muốn “tự quảng cáo bản thân” và sẽ xem thường việc nhận danh thiếp của bạn.

• Khi nhóm họp mặt ít hiểu biết về nhau
Khi nhóm họp mặt gồm những người không biết nhiều về nhau, tốt nhất bạn nên đợi một người trong nhóm đưa danh thiếp ra trước, rồi bạn mới trao lại danh thiếp cho họ.

• Trao danh thiếp khi đi dự tiệc
Nếu bạn tham gia các buổi tiệc quan trọng do cá nhân tổ chức hoặc các buổi tiệc mang tính chất làm ăn, bạn phải nhớ mang danh thiếp theo bên mình. Các buổi tiệc đó là là dịp để bạn giao lưu gặp gỡ các đối tác tiềm năng. Nhưng chỉ trao danh thiếp trước hoặc sau khi dùng cơm.

• Thời điểm trao danh thiếp
Người ta thường trao danh thiếp vào lúc vừa mới gặp nhau hoặc trước khi chào tạm biệt ra về. Nhưng trong trường hợp bạn chuẩn bị phát biểu trước những người chưa biết nhiều về bạn, bạn nên gửi danh thiếp cho những người xung quanh trước khi lên phát biểu vì điều đó sẽ giúp họ biết rõ về bạn hơn.

• Hình thức danh thiếp 
Bạn nên xếp danh thiếp ngay ngắn trong hộp đựng danh thiếp và để vào cặp táp. Nếu một danh thiếp bị rách hoặc bị bẩn thì đừng bao giờ bạn trao cho đối tác hay khách hàng. Những danh thiếp đã cũ và bị nhàu thì tốt nhất là bạn vứt chúng đi.

Card visit (danh thiếp) danh nhân đẹp

Danh thiếp là “bộ mặt” của mỗi doanh nhân, chỉ có vài giây để khách hàng và đối tác chú ý đến nó. Trong môi trường kinh doanh, tấm danh thiếp tốt phải toát lên sự chuyên nghiệp và lịch sự.

Thiết kế và in ấn đơn giản luôn là sự lựa chọn an toàn. Nhưng cũng có không ít những doanh nhân sở hữu những tấm danh thiếp được thiết kế tinh tế, tỉ mỉ đến từng chi tiết.

Thông tin trong tấm danh thiếp(card visit) cũng là điều nên cân nhắc. Với kích cỡ nhỏ bé, không nên nhồi nhét quá nhiều thông tin khiến người đọc không nhận ra điều nào là quan trọng. 

Tên doanh nhân, chức vụ, tên và địa chỉ của công ty, doanh nghiệp, số điện thoại, email của cá nhân và cơ quan, địa chỉ trang Web (nếu có), lĩnh vực kinh doanh…là những chi tiết không thể thiếu.

Đặc biệt, việc in ấn danh thiếp chuyên nghiệp nên in với hai loại ngôn ngữ: một mặt là tiếng Việt, một mặt là ngoại ngữ như tiếng Anh, tiếng Trung…

Cũng có khá nhiều công ty, doanh nghiệp sử dụng một mẫu danh thiếp đồng bộ cho các nhân viên.
Tấm danh thiếp nên có hộp, ví đựng riêng để nó luôn được mới và phẳng phiu. Chỉ khi bạn “đối xử” tốt với tấm danh thiếp của mình, đối tác mới có thấy được tôn trọng khi nhận nó.

Đưa danh thiếp cũng là cả một nghệ thuật. Đúng lúc, đúng người là yếu tố quan trọng. Người ta thường đưa danh thiếp khi bắt đầu cuộc gặp mặt hoặc khi chào tạm biệt.

Tránh trường hợp bạ ai cũng đưa danh thiếp, khiến người khác cảm thấy bạn đang “tiếp thị” cho bản thân mình.

Một tấm danh thiếp tốt có thể nói rất nhiều điều về chủ nhân của nó. Trong môi trường kinh doanh, thể hiện phong cách của mình là điều rất cần thiết với mỗi doanh nhân.

Bởi vậy sử dụng danh thiếp sao cho hiệu quả cũng là điều mà mỗi doanh nhân cần biết.

Đồng hành cùng với doanh nhân mọi lúc mọi nơi, bên cạnh những phương tiện kỹ thuật hiện đại như điện thoại di động, máy tính xách tay…không thể thiếu một đồ vật nhỏ bé nhưng lại có ý nghĩa vô cùng quan trọng: tấm danh thiếp (card visit). 

Ngày nay, danh thiếp (card visit) đã trở thành vật bất ly thân của mỗi doanh nhân, một thứ “giấy thông hành” trong các cuộc giao dịch thương mại.

Trao gửi danh thiếp trước mỗi cuộc gặp gỡ, giao tiếp đã trở thành quy luật bất thành văn, là cách hữu hiệu nhất để mỗi người tự giới thiệu về mình cũng như hiểu rõ về đối tác. 

 

Một tấm danh thiếp cũng ngầm đánh giá “đẳng cấp” của mỗi người. Bởi vậy thiết kế và in ấn danh thiếp (card visit ) như thế nào, sử dụng ra sao cũng là một nét văn hoá.

Danh thiếp được thiết kế với nhiều chất liệu, phổ biến nhất là giấy thơm, in hai mặt, nhiều doanh nhân cũng không tiếc tiền đầu tư cho những chất liệu lạ như thép mỏng, gỗ lát, nilon…. Tấm danh thiếp đúng chuẩn thường có kích thước 85,60 x 53,98. Phần lớn các ví, sổ đựng danh thiếp thường được thiết kế theo kích thước này.